Com um mercado de trabalho cada vez mais saturado e competitivo, as empresas tentam arranjar soluções para aumentar a produtividade, reduzir os custos e dinamizar toda a produção. Uma dessas soluções passa por agilizar os processos com o recurso à inovação e à tecnologia.
Neste artigo, iremos abordar algumas formas simples que podem ajudar a sua empresa a tornar-se mais competitiva e eficiente, agilizando o maior número de processos. Se quiser descobrir como fazê-lo, leia estas 4 dicas que escrevemos para si.
- Elimine o papel
O primeiro passo para otimizar o seu negócio e alcançar grandes resultados é reduzir a burocracia, começando por eliminar o uso de papel. Com a tecnologia certa, é possível hoje tratar de todo o tipo de documentos através de um dispositivo móvel, como um computador, smartphone ou tablet. O uso de contratos e assinaturas digitais são um bom exemplo de como a tecnologia torna as atividades comerciais mais dinâmicas, organizadas e ágeis. A assinatura eletrónica não só reduz os custos de impressão, armazenamento e transporte, como também o tempo de processamento dos contratos e permite que as negociações sejam concluídas mais rapidamente. Essa mudança também torna as transações mais seguras e livres de fraudes, pois assinar documentos digitalmente proporciona confiabilidade no processo de verificação da identidade de todas as partes através do uso de certificados digitais.
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Automatize as tarefas burocráticas e repetitivas
Para um melhor desempenho, é necessário automatizar as tarefas mais repetitivas e burocráticas. Isto fará com que os seus colaboradores, ou você mesmo, fiquem mais livres para fecharem mais negócios ou se dedicarem a resolver problemas mais complexos dentro da empresa. Contudo, a modificação de certos processos requer tempo, pois implica uma nova rotina de procedimentos a que é preciso criar hábito. O nosso conselho é não automatizar processos mais complexos que podem causar erros ou grandes transtornos devido à introdução repentina de novas tecnologias. Implemente mudanças de forma contínua e monitorizada e, mais importante, teste quais soluções são eficazes ou ineficazes dentro do departamento para verificar como as soluções funcionam durante o uso eficaz e regular. Alguns exemplos de software de automação de tarefas incluem canais de atendimento automáticos, soluções de nuvem para armazenar documentos, gestão de contratos, entre outros.
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Procure soluções específicas para cada necessidade
Antes de investir em tecnologia para o seu negócio, é importante confirmar com a sua equipa o software de que ela precisa e deseja.
Se a sua empresa for do setor imobiliário, talvez a sua principal preocupação como gerente pode ser implementar assinaturas digitais seguras e recursos de compartilhamento de documentos para poder concluir transações mais rapidamente. Ou tem uma agência de marketing e precisa de um programa que automatize e-mails e ajude a avaliar o desempenho das suas campanhas. Seja quais forem as suas necessidades, faça uma lista com todos os recursos e avalie as funcionalidades e os planos de cada um deles. Muitos fornecedores de software oferecem planos flexíveis que podem ser atualizados de forma simples à medida que a sua empresa for crescendo. E a nossa dica é usar o tamanho da sua equipa a seu benefício na hora de adquirir um novo software. Muitas empresas oferecem vários planos e normalmente quanto maior for a sua equipa, maior será o desconto final. Por isso, tente negociar os melhores preços fazendo as perguntas certas sobre os diversos recursos.
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Monitorize o desempenho
Uma empresa que deseja melhorar o desempenho deve também monitorizar os seus resultados atuais, pois isso irá ajudá-la a ter um ponto de partida na implementação de estratégias de melhoria. Nessa perspectiva, o uso de instrumentos de medição e tecnologia confiáveis são essenciais para garantir que os dados recolhidos estejam de acordo com a situação real da empresa. Recomenda-se que as organizações usem uma combinação de ferramentas para monitorizar e avaliar regularmente o seu desempenho na produção, negócios e economia. Vale a pena investir em indicadores que possam medir diversos parâmetros, como indicadores de vendas, de produtividade dos funcionários e de satisfação do cliente.
Estas são apenas algumas dicas que ajudarão a sua empresa a tornar-se mais competitiva, produtiva e lucrativa. Agora pode otimizar e agilizar o trabalho dentro da sua empresa e alcançar ótimos resultados.
